Allgemeine Vorbereitungen

Der Weg von der Idee zum Ergebnis ist lang. Deshalb müssen Sie die einzelnen Schritte mit Bedacht angehen. Unterschätzen Sie dabei den Zeitaufwand nicht. Planen Sie unbedingt genügend Zeit für die Vorbereitungsarbeiten ein. Die Palette möglicher Anlässe ist vielfältig. Das Organisationsschema ist jedoch meist sehr ähnlich.

Veranstaltungen spielen eine wichtige Rolle im Vereinsleben. Natürlich gibt es neben einem Fussballanlass und einer Generalversammlung zahlreiche andere Veranstaltungsmöglichkeiten wie beispielsweise einen Unterhaltungsabend, Maibummel, Grillplausch oder ein Lotto. Die Vorbereitungsarbeiten unterscheiden sich jedoch kaum. Nehmen Sie sich für folgende Fragen genügend Zeit und notieren Sie die Antworten so genau wie möglich: 

• Idee
  Skizzieren Sie die Idee. Suchen Sie in Ihrem engsten Kreis nach Verbündeten. Fragen Sie sich dann: Welche Art der Veranstaltung soll organisiert werden?
  
  
• Ziel
  Was wollen wir erreichen? Beispielsweise Imageverbesserung, Mitgliederwerbung, Verbesserung der Finanzlage?
  
  
• Zielgruppe
  Wer soll daran teilnehmen? Mitglieder, Aussenstehende, Gäste? Altersgruppen, lokal, regional, national oder international?
  
  
• Veranstalter
  Wer sind die Träger?
  
  
• Ressourcen
  Mit welchen Ressourcen kann gerechnet werden? Organisationskomitee, Mitarbeiter, Helfer? Infrastrukturen, Material, Finanzquellen (Partner/Sponsoren, Spenden, Vereinskasse, Ertrag der Veranstaltung)?
  
  
• Termin
  Wann findet die Veranstaltung statt? Dauer, Jahreszeit, Verschiebetermin, andere Veranstaltungen zur gleichen Zeit?
  
  
• Ort
  Wo findet der Anlass statt? Öffentliche Orte, bestehende Infrastruktur, Unterkünfte?
  
  
• Organisation
  Wer ist die entscheidende Instanz? Vorstand, OK, Drittpersonen?
  
  
• Zeitplan
  Wie plane ich optimal? Entscheidungstermine, Fertigstellung Vorprojekt, Meilensteine?