Um sich die Arbeit zu erleichtern, lohnt es sich, möglichst viele Grundlagen zu sammeln. Ordnen Sie Material jeglicher Art, das Ihnen bei der Planung behilflich sein könnte. Hilfreiche Unterlagen sind zum Beispiel:
Programme und Berichte ähnlicher Veranstaltungen
Organisationshandbücher
Internet
Reglemente nationaler und internationaler Verbände
Gesetzliche Vorgaben
Gehen Sie an andere Anlässe. Fragen Sie nach den Kontaktadressen der Organisatoren. Führen Sie dabei ein entsprechendes Verzeichnis mit:
Name, Adresse, Ressort
Art der Veranstaltung
Ideen, Künstler, Verpflegungsangebote usw.
Das gesammelte Material kann Ihnen als kleiner Leitfaden dienen. Ordnen Sie deshalb das Gefundene sorgfältig.
Ausserdem dürfen folgende Punkte nicht vergessen gehen:
Jede Aufgabe genau definieren und an eine Person delegieren.
Wichtige Veranstaltungen vor und nachher publik machen.
Ehrenmitglieder und Partner/Sponsoren immer als VIP-Gäste begrüssen.
Last but not least: Machen Sie «unattraktive» Anlässe wie eine Generalversammlung attraktiver, indem Sie etwas Besonderes einbauen – Beispiele: Vortrag eines Trainers der Swiss Football League oder Trainer-/Schiedsrichter-Instruktors, Sketch, Filmausschnitt eines speziellen Fussballspiels.
