Erarbeiten Sie in Absprache mit einem Leiter (z.B. Leiter Junioren) Merkblätter (z.B. «Administrative Aufgaben für Juniorentrainer») für stetig wiederkehrende Szenarien, welche mehrere Personen betreffen. Dies erspart viele unnötige Rückfragen. Nutzen Sie Ihre Homepage, um wichtige Informationen und Weisungen/Merkblätter zu integrieren. Nicht zu vergessen ist die Homepage des Fussballverbandes. Das Kommunikationssystem ist eine wichtige Grundlage einer guten Organisation. Ein gutes Fundament bzw. die absolute Grundlage für das Funktionieren eines Vereins sind Statuten, Leitbild, Organigramm, Funktionsbeschriebe, Merkblätter/Weisungen –- und alles immer topp aktuell. Wenn diese grundlegenden Organisationsfaktoren vorhanden sind, kann der Verein richtig leben. Zudem ermöglichen sie eine höhere Transparenz (Nachvollziehbarkeit), da organisatorische Lösungen auch dokumentiert sind. Verbessern Sie die Koordination bei Arbeitsteilung, indem Sie Funktionsbeschriebe erstellen » Funktionsbeschreibung. Damit definieren Sie klare Regelungen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Dies reduziert die Abhängigkeit einzelner Personen, weil das Arbeitsverfahren bekannt und damit auch nachvollziehbar ist. Die best mögliche Qualität einer Organisation erreichen Sie durch die bewusste Auseinandersetzung und das Aufsetzen von Zielen (Leitbild). Ein jährliches Controlling nimmt strategische Veränderungen (z.B. Fusion, erstmaliges Melden eines Frauenteams, neuer Sportplatz) auf. Es ist die Grundlage für allfällige Anpassungen von Weisungen/Reglementen. Suchen Sie systematisch nach verbesserungswürdigen Sachverhalten, indem Sie Ihren Verein periodisch mit anderen Vereinen vergleichen und mit diesen in Kontakt bleiben.