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Support Vereinsführung - Detailplanung

Detailplanung

Die Aufgaben sind definiert und verteilt. Jetzt wird geplant. Und zwar bis ins kleinste Detail. Beantworten Sie Frage um Frage. Erstellen Sie einen genauen Plan, wer wofür zuständig ist. Überprüfen Sie immer zuerst, ob Sie Spezialisten in Ihrem Club haben oder ob ein Mitglied über wertvolle Beziehungen verfügt.

Mögliche Fragen zu den Finanzen:

  • Wird eine Festrechnung geführt?
  • Ist die Liquidität sichergestellt?
  • Gibt es eine Ressortkasse und genügend Wechselgeld?
  • Werden eingehende Rechnungen vom Ressortleiter überprüft/visiert?
  • Wird das Budget eingehalten?

Mögliche Fragen zu Bauten/Technik:

  • Braucht es zusätzliche Infrastruktur (Örtlichkeiten, Bauten, Kosten)? Wird eine Materialliste erstellt?
  • Wie ist der Notfalldienst organisiert? Was muss dafür vorgekehrt werden? Gibt es einen lokalen Samariterverein?
  • Wer sind die Lieferanten (Partner/Sponsoren, Supporter, Vereinsmitglieder)? Sind diese im OK festgelegt?
  • Sind Termine und Personalbedarf für Bauarbeiten (Auf- und Abbau) in der Agenda gespeichert?
  • Welche Transportkapazitäten und Transportwege gibt es?
  • Sind Parkplätze, Verkehrswege, Signalisationen vorhanden?
  • Gibt es Mittel für die Beschallung (Musik, Durchsagen, Ansprachen) und die Beleuchtung? 

Mögliche Fragen zur Festwirtschaft:

  • Wer organisiert die Festwirtschaft? Club-Mitglieder, Freunde, Interessierte?
  • Hat das OK das Angebot und die Lieferanten festgelegt?
  • Ist ein Arbeitsplan betreffend Ablösung für den Ess- und Trinkstand erstellt? Ist der erhöhte Personalbedarf während den Essenszeiten eingeplant?
  • Wer kontrolliert den Schichtwechsel?
  • Gibt es ein Verpflegungs- und Abfallkonzept? 

Arbeiten Sie mit so wenig als möglichen Lieferanten zusammen. Berücksichtigen Sie dabei Ihre Partner/Sponsoren und Supporter Ihres Vereins. Vergessen Sie aber auch nicht Ihre Vereinsmitglieder! Wichtig ist auch das Einbeziehen der Behördenvertreter, z.B. für das Verkehrskonzept die Vertreter der Feuerwehr und des Polizeivorstandes. Vielleicht können Sie über die Gemeinde/Stadt kostengünstiges Material beziehen, z.B. Baumaterial und Absperrungen.

Mögliche Fragen zu Rahmenprogramm/Unterhaltung:

Bei jeder Veranstaltung ist das Rahmenprogramm von grosser Bedeutung. Überlegen Sie sich etwas Spezielles. Organisieren Sie beispielsweise einen Wettbewerb, eine Torwand oder einer Karaoke-Bar. Geeignet sind auch Musik, Spiele oder die beliebte Tombola. Prämieren Sie den besten Torhüter oder Torschützen. Das Rahmenprogramm soll für Gross und Klein, für Sportler und Zuschauer etwas bieten. Erarbeiten Sie es deshalb entsprechend dem Veranstaltungszweck. Setzen Sie sich mit den OK-Mitgliedern zusammen und skizzieren Sie all Ihre Ideen. Auch die schlechten. Sie werden überrascht sein, welche Früchte ein solches Brainstorming trägt.

Zu guter Letzt kann eine speziell dekorierte Bar (z.B. an einem Grümpelturnier) helfen, noch mehr Gäste anzuziehen.

Fragen Sie sich Folgendes:

  • Was soll erreicht werden? Ist es eine Hauptveranstaltung oder eine Ergänzung zu einem Anlass?
  • Wie soll das Ziel erreicht werden?
  • Wer soll angesprochen werden? Wer sind Zielpublikum, Gäste, Wettkämpfer?
  • Wo findet die Veranstaltung statt? Auf dem Vereinsgelände, auf einer öffentlichen Anlage, in einem Festzelt? Was passiert bei schlechter Witterung?
  • Wann finden die Aktivitäten statt? Wurde ein Zeitplan für das Rahmenprogramm erarbeitet?
  • Wie viel kosten die geplanten Aktivitäten bzw. welchen Gewinn sollen diese abwerfen? Wurde ein Budget erstellt? 

Mögliche Fragen zu Marketing, Werbung, Presse:

Es ist klar, dass das Marketing bei einer Veranstaltung eine wichtige Rolle spielt. Denn damit erreichen Sie Ihre Zielgruppen am besten. Beachten Sie dazu die Erläuterungen im Kapitel Öffentlichkeitsarbeit. Folgend die wichtigsten Fragen zusammengefasst:

  • Wie soll das Ziel der Veranstaltung erreicht werden? Mit welchen Werbemitteln?
  • Wer soll angesprochen werden? Welche Zielgruppe?
  • Wo und womit wird geworben? Vereinsintern (z.B. Fussballspiele, Versammlungen, Clubheft), lokal oder regional (z.B. Plakataktion, Zeitungen, Radio, Flyer)?
  • Wann und wie oft wird geworben?
  • Wie viel kostet die geplante Werbung? Wurden die Offerten bereits eingeholt? 
  • Werden Termine und Budget überwacht?
  • Wer gestaltet die Jubiläumsschrift oder den Festführer?
  • Gibt es redaktionelle Beiträge für Zeitungen? Haben Sie einen Journalisten im Club oder im Bekanntenkreis? 

Stellen Sie in regelmässigen Sitzungen fest, ob alle den Zeitplan einhalten. Das schützt Sie vor bösen Überraschungen.