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Support Vereinsführung - Aufgabenzuordnung

Aufgabenzuordnung

Mögliche Aufgaben der Trägerschaft

  • Verantwortlich für die gesamte Sportveranstaltung.
  • Legt Leitsätze und Strukturen fest. Formuliert als vorgesetzte Stelle des OK in schriftlicher Form: Ziele und Auftrag, Kompetenzen und Pflichten, Finanzrahmen, Berichterstattung.
  • Entscheidet auf Antrag des OK definitiv über die Durchführung der Veranstaltung. 
  • Genehmigt die Planungen und Budgets des OK.
  • Genehmigt den Veranstaltungsbericht und die Rechnung. Erteilt dem OK Décharge.


Mögliche Aufgaben des Organisationskomitees

  • Formuliert die Teil- und Abschnittsziele.
  • Erstellt die Planungen zu Handen der Trägerschaft.
  • Erstellt das Budget.
  • Beschafft finanzielle und personelle Ressourcen sowie Sachmittel.
  • Stellt Antrag an die Trägerschaft über die Durchführung der Veranstaltung. 
  • Informiert nach innen und aussen.
  • Setzt die Planungen um, realisiert die Sportveranstaltung.
  • Wertet die Veranstaltung aus.
  • Schliesst die Rechnung ab und legt sie der Trägerschaft zur Genehmigung vor.
  • Erstattet Bericht an die Trägerschaft.

Das OK sollte so klein wie möglich sein und sich aus Mitgliedern zusammensetzen, die über die nötigen Kapazitäten und Ressourcen verfügen. Ein Guter «Mix» von Geschlecht und Alter ist ratsam, schliesslich arbeitet man intensiv zusammen. Weiter sollten Sie Ressortleiterinnen und Ressortleiter rekrutieren, welche fachliches Können, ein gutes Beziehungsnetz und organisatorische Fähigkeiten mitbringen.

Mögliche Aufgaben des Sekretariats

  • Führt das Veranstaltungssekretariat.
  • Entlastet den Präsidenten, die Geschäftsführung und die Bereichsleiter in administrativen Belangen.
  • Bewirtschaftet die Adressdateien der Veranstaltung.
  • Ist Anlauf-, Auskunfts- und Anmeldestelle für Teilnehmer.
  • Erfasst alle Anmeldungen und erstellt die Teilnehmerlisten.
  • Klärt Bewilligungen ab (Wirtschaft, Öffnungszeiten, Parkplätze, Strassensperren, Umleitungen, SUISA usw.).
  • Archiviert die Dokumente und Unterlagen des OK.
  • Führt das Protokoll der OK-Sitzungen.
  • Erledigt die Korrespondenz im Zusammenhang mit der Veranstaltung.
  • Organisiert den Versand der Unterlagen an die Teilnehmer.
  • Organisiert den Grossversand der Drucksachen.