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Support Vereinsführung - Vorgehen

Vorgehen

Allgemeine Vorbereitungen

Der Weg von der Idee zum Ergebnis ist lang. Deshalb müssen Sie die einzelnen Schritte mit Bedacht angehen. Unterschätzen Sie dabei den Zeitaufwand nicht. Planen Sie unbedingt genügend Zeit für die Vorbereitungsarbeiten ein. Die Palette möglicher Anlässe ist vielfältig. Das Organisationsschema ist jedoch meist sehr ähnlich.

Veranstaltungen spielen eine wichtige Rolle im Vereinsleben. Natürlich gibt es neben einem Fussballanlass und einer Generalversammlung zahlreiche andere Veranstaltungsmöglichkeiten wie beispielsweise einen Unterhaltungsabend, Maibummel, Grillplausch oder ein Lotto. Die Vorbereitungsarbeiten unterscheiden sich jedoch kaum. Nehmen Sie sich für folgende Fragen genügend Zeit und notieren Sie die Antworten so genau wie möglich: 

  • Idee
    Skizzieren Sie die Idee. Suchen Sie in Ihrem engsten Kreis nach Verbündeten. Fragen Sie sich dann: Welche Art der Veranstaltung soll organisiert werden?
     
  • Ziel
    Was wollen wir erreichen? Beispielsweise Imageverbesserung, Mitgliederwerbung, Verbesserung der Finanzlage?
     
  • Zielgruppe
    Wer soll daran teilnehmen? Mitglieder, Aussenstehende, Gäste? Altersgruppen, lokal, regional, national oder international?
     
  • Veranstalter
    Wer sind die Träger?
     
  • Ressourcen
    Mit welchen Ressourcen kann gerechnet werden? Organisationskomitee, Mitarbeiter, Helfer? Infrastrukturen, Material, Finanzquellen (Partner/Sponsoren, Spenden, Vereinskasse, Ertrag der Veranstaltung)?
     
  • Termin
    Wann findet die Veranstaltung statt? Dauer, Jahreszeit, Verschiebetermin, andere Veranstaltungen zur gleichen Zeit?
     
  • Ort
    Wo findet der Anlass statt? Öffentliche Orte, bestehende Infrastruktur, Unterkünfte?
     
  • Organisation
    Wer ist die entscheidende Instanz? Vorstand, OK, Drittpersonen?
     
  • Zeitplan
    Wie plane ich optimal? Entscheidungstermine, Fertigstellung Vorprojekt, Meilensteine?

Überprüfen Sie die Fragen von Zeit zu Zeit. Passen Sie die Fragen allfälligen Veränderungen an. Möglicherweise muss der Anlass in einem nächsten Schritt an der Generalversammlung präsentiert werden. Dort müssen Termin, Grobkonzept und Grobbudget vorgestellt werden, bevor die Mitglieder über die Durchführung entscheiden.