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Support Vereinsführung - Aufbau

Aufbau

Den folgenden Aufbau für ein Sponsoringkonzept können Sie mit Variationen für die meisten Fälle verwenden:

Titelblatt

Inhalt (das Sponsoringkonzept) und Absender müssen auf einen Blick erkennbar sein. Halten Sie das Titelblatt grafisch schlicht und ansprechend.

Inhaltsübersicht

Sie muss klar strukturiert und logisch nachvollziehbar sein. Nummerieren Sie die Seiten.

Ziele und Marktwert des Clubs (Zielgruppen)

Beispielsweise Aufzeigen der Erfolgsgeschichte; der Anzahl Aktiv- und Passivmitglieder, Funktionäre und Ehrenmitglieder; der Ziele und der Funktion in der Gemeinde. Geben Sie eine Übersicht über wichtige Anlässe und Aktivitäten. Vergessen Sie zudem nicht, die Ziele der Jugend- und Nachwuchsförderung aufzuzeigen - diese sind für einen Partner/Sponsor immer attraktiv.
Zusammengefasst: Wen sprechen Sie mit Ihrem Verein an? Wen möchten Sie erreichen? Definieren Sie Ihre Zielgruppe so genau wie möglich (Alter, Interessen, Charaktereigenschaften). 

Ausgangslage (Einleitung)

Sprechen Sie den Partner/Sponsor direkt an. Betonen Sie die soziale Komponente. Beispiel: «Fussball ist ein Mannschaftssport. Das Miteinander ist uns wichtig. Deshalb legen wir grossen Wert auf eine Partnerschaft, die für beide Seiten attraktiv ist. Mit Ihrem Engagement nützen Sie nicht nur eine marktgerechte Plattform, sondern Sie verhelfen auch unserer Jugend- und Nachwuchsförderung zum Durchbruch. Wir freuen uns, Ihnen unser Konzept vorzustellen.» 

Partnerschaft zwischen Club und Partner/Sponsor

Erklären Sie, was eine Partnerschaft für den Partner/Sponsor und den Verein bedeutet. Richten Sie Ihre Ideen auf die Bedürfnisse Ihres Partners aus. Betonen Sie die Möglichkeit eines PR-Auftritts.

Eine emotionalisierende und effiziente Marketingstrategie ist die AIDA-Regel. Sie zeigt, was beim Kunden erreicht werden soll, um in sein Bewusstsein zu gelangen:

  • A = Attention
  • I  = Interest
  • D = Desire
  • A = Action

Machen Sie den Betrachter auf Ihr Produkt aufmerksam. Wecken Sie bei ihm Interesse und den Wunsch nach dem Beworbenen. Fordern Sie ihn zum Handeln auf.

Ideelle Unterstützung durch einen Beirat

Um die grosse Bedeutung einer gezielten Jugend- und Nachwuchsförderung auch gegenüber einer breiten Öffentlichkeit zu dokumentieren, empfiehlt es sich, einen Beirat ins Leben zu rufen, welcher von Führungskräften aus Politik, Wirtschaft und Sport getragen wird.

Der Beirat, der sich aus Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens zusammensetzt, tritt mit seinem guten Namen für eine gute Sache ein und verhilft mit seiner ideellen Unterstützung einer Idee von gesellschaftspolitischer Tragweite zum Durchbruch, sei es, in dem er mit seinem Beziehungsnetz den Kontakt zu möglichen potentiellen Partnern/Sponsoren öffnet oder in persönlichen Gesprächen mit möglichen potentiellen Partnern/Sponsoren auf das Sponsoringkonzept des Vereins aufmerksam macht.

Je prominenter das Projekt «Sponsoring» lanciert wird, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass die gesteckten Ziele auch tatsächlich erreicht werden können. Dies bedeutet im Klartext: Die Schaffung einer öffentlichen Lobby ist ein sinnvolles Instrument, um die Sponsoringidee tatkräftig zu unterstützen. Involvieren Sie Ihren Beirat in den Verein, z.B. Interview im Clubheft publizieren, Einladung zu einem Referat an einem Junioren-Elternabend.

Der Prominentenbeirat, der zu diesem Zweck ins Leben gerufen werden soll, ist ein wichtiger Bestandteil der geplanten Öffentlichkeitsarbeit. Er verleiht dem Projekt «Sponsoring» das nötige Gewicht, um von breiten Bevölkerungskreisen akzeptiert und von potenziellen Partnern/Sponsoren ernsthaft geprüft zu werden.

Dabei ist Folgendes zu beachten:

  • Der Prominentenbeirat setzt sich aus 4 bis maximal 6 Personen zusammen.
  • Die Glaubwürdigkeit der einzelnen Beiräte ist oberstes Gebot.
  • Ein sinnvoller Mix aus Wirtschaft, Politik und Sport wird angestrebt.
  • Die Mitglieder des Prominentenbeirates haben die Funktion von Sympathieträgern und aktiven Interessenvertretern. Sie dürfen in ihrer Aufgabe zeitlich aber keinesfalls überbeansprucht werden.
  • Ein Beirat soll die Plattform nicht dafür nützen, um (politische) Machenschaften und Machtkämpfe auszutragen.

Nutzen für den Partner/Sponsor

Sponsoring ist ein Kommunikationsinstrument, mit dem spezifische Zielgruppen erreicht werden, z.B. Aktiv-/Passivmitglieder, Zuschauer, Eltern, Freunde und Bekannte von Aktiven, Medienkonsumenten, Dorfbewohner. Zielgruppen sind meistens lokal und eher selten regional. Der Partner/Sponsor erhält durch PR-Auftritte die Möglichkeit, seine Zielgruppen zu erreichen.

Gegenleistungen des Clubs

Denken Sie nicht nur an die klassischen Gegenleistungen wie Logo auf Briefpapier, denn gerade die speziellen emotionalisierenden Gegenleistungen wie der Auftritt an einem Event könnten einen Partner zu einem Engagement bewegen. Präsentieren Sie Ihre Gegenleistungen vorzugsweise in einem Paket. Dieses stimmen Sie auf die Sponsorpartner-Kategorie ab, z.B. auf 1 Hauptsponsor, 1–2 Co-Sponsoren, 5–10 offizielle Partner. Das Paket muss für den Partner/Sponsor attraktiv sein. Es kann zum Beispiel folgende Elemente umfassen: Werbeflyer des Sponsors verteilen, Mitarbeit eines Teams bei Firmenevents des Partners/Sponsors, Plattform an Turnieren, Vortrag des Partners/Sponsors anlässlich der GV des Vereins, Platzierung des Logos auf Briefpapier, im Clubheft, im Internet, auf Flyer oder Werbetafeln, Rückfluss eines vertraglich vereinbarten Prozentsatzes des Kaufpreises einer Ware (z.B. Sportartikel, Autos) oder Dienstleistung (z.B. Reise). 

Mitteleinsatz für den Partner

Passen Sie die budgetierten Kosten der jeweiligen Sponsorpartner-Kategorie an. Das Ziel des Vereins ist es, nur Packages zu verkaufen. Somit kann der Partner/Sponsor die ganze Plattform des Vereins nutzen. Hier müssen Sie unterscheiden zwischen einem Partner/Sponsor und einem einmaligen Inserenten. Nur ein Inserat bedeutet nicht Sponsoring, sondern Werbung. Halten Sie solche einzelnen Auftritte in Grenzen. Dann ist der Werbeeffekt Ihres Partners/Sponsors mit seinem Package grösser.

Vertragsunterzeichnung

Im Vertrag müssen alle Gegenleistungen klar definiert sein. Beide Parteien müssen ihn in doppelter Ausführung mit Ort und Datum unterschreiben. 

Projektinitiatoren

Stellen Sie die Initianten und den Absender kurz vor. Am besten kümmert sich eine eigens dafür bestimmte Projektgruppe um das Sponsoring. Im Interesse einer effizienten Arbeit sollte diese Projektgruppe auf 3 bis 5 Mitglieder beschränkt werden.

Beispiel einer optimalen Zusammensetzung:

  • Projektleiter
  • Mitglieder des Vorstandes (Präsident eingeschlossen)
  • Weitere Funktionäre, welche als Trainer bzw. Leiter im Verein aktiv sind
  • Vereinsmitglieder ohne spezifische Vereinsaufgaben
  • PR-/Marketingverantwortlicher