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Support Vereinsführung - Sitzungen

Sitzungen

Regelmässige Vorstandssitzungen sind notwendig, um die Vereinsführung zu koordinieren und abzustimmen, Meinungsbildung zu betreiben und wichtige Entscheidungen zu fällen.

Um effizient arbeiten zu können, sollten Vorstandssitzungen gut vorbereitet und geleitet werden. Empfehlenswert ist eine maximale Dauer von zwei Stunden.

TIPPS für die Sitzungsgestaltung:

Grundsätzliches

  • Jahressitzungsplan erstellen (fixe Termine).
  • Schwerpunktthemen nach Jahresrhythmus festlegen (z.B. Jahresplanung, Berichterstattung, Generalversammlung usw.).
  • Zeitpunkt der Sitzung: Rücksicht auf Besonderheiten der Teilnehmer nehmen.
  • Eher weniger Traktanden, dafür mehr Zeit für einzelne Themen einplanen. Dadurch wird die Diskussion interessanter und ist mehr am Grundsätzlichen orientiert. 

Vorbereitung

  • Sitzungstraktanden nach Rücksprache mit Vorstandsmitgliedern festlegen. Zuständigkeit des Vorstandes für gestellte Probleme und Geschäfte prüfen.
  • Sitzungseinladung mit Traktanden und Unterlagen rechtzeitig versenden (mindestens ein Wochenende vor dem Sitzungstermin beim Empfänger).
  • Ressortberichte rechtszeitig versenden (mindestens ein Wochenende vor dem Sitzungstermin beim Empfänger).
  • Ziele und Zeitbedarf für einzelne Traktanden auf der Einladung vermerken.
  • Je nach Traktandum direkt betroffene Funktionäre bzw. Fachspezialisten einladen.
  • Unterlagen auf das Wesentliche kürzen: Knappe Umschreibung des Problems, Aufzeigen von Lösungsvarianten, Antrag zur Beschlussfassung mit Begründung. 
  • Studium alter Protokolle.
  • Geeignetes Sitzungslokal reservieren: genügend Platz mit Abstellflächen, keine Störfaktoren, Infrastruktur für Präsentationen nach Bedarf (Hellraumprojektor, Flip-Chart, Tafel usw.), Getränke organisieren. 

Sitzungsleitung

  • Ziele der Sitzung bekannt geben.
  • Protokollführung sicherstellen.
  • Über die Behandlung kurzfristig eingegebener, nicht traktandierter Anträge entscheiden lassen.
  • Erfüllung pendenter Aufträge überprüfen.
  • Sitzung moderieren, keine Dominanz durch Vorsitzenden.
  • Am Thema bleiben, nicht «plaudern».
  • Beteiligung aller Sitzungsteilnehmer.
  • Zeitplan im Auge behalten.
  • Bei längerer Sitzungsdauer (mehr als zwei Stunden) Pausen einplanen.
  • Teilergebnisse zusammenfassen, Ziel anvisieren. Allenfalls weitere Abklärungen treffen lassen und Entscheid auf späteren Zeitpunkt verschieben.
  • Ergebnisse, Entscheide klar festhalten und formulieren.

Protokollierung

  • Beschlussprotokoll mit Zuständigkeiten und Terminvorgaben erstellen.
  • Allfällige Abklärungen im Anschluss an die Sitzung ergänzen (speziell vermerken).
  • Protokoll spätestens 14 Tage nach der Sitzung versenden.