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Support Vereinsführung - Vorbereitungen

Vorbereitungen

Der Entscheid für eine Medienkonferenz ist definitiv gefallen. Reservieren Sie sich nun genügend Zeit, um alles bis ins kleinste Detail zu organisieren. Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Schritt: Informationen

Stellen Sie interne Informationen sicher:

  • Wer sind die Referenten und Gäste?
  • Wo findet die Konferenz statt?
  • Mögliche Ersatzreferenten ins Auge fassen und eruieren, damit in einem Notfall gehandelt werden kann.
  • Bei wichtigen Medienkonferenzen lohnt sich eine frühzeitige Vorinformation der Medien.
  • Klären Sie ab, welche Infrastruktur die Referenten brauchen. Denken Sie dabei auch an das geplante Rahmenprogramm.
     

2. Schritt: Einladung

Medienkonferenz braucht eine Einladung mit Anmeldetalon. Verschicken Sie diese ca. zwei bis vier Wochen vor dem Termin. Einladungen zu Medienkonferenzen werden grundsätzlich an die Redaktionsadresse geschickt. Eventuell können Sie auch eine zweite Einladung an Redaktoren oder Journalisten des jeweiligen Mediums verschicken, die Ihnen namentlich bekannt sind.

Beachten Sie folgende Mindestinhalte der Einladung:

  • Datum, Zeit, Ort
  • Wer lädt ein?
  • Was ist das Thema?
  • Wie sieht das Programm aus?
  • Wo findet es statt (Situationsplan)?
     

3. Schritt: Organisation

Wie überall erledigt auch hier eine gute Organisation die halbe Arbeit. Wer übernimmt den Apéro? Wie stehen die Tische? Gehen Sie unten stehende Liste sorgfältig Punkt für Punkt durch:

  • Oft gibt es einen Welcome-Desk vor dem Konferenzraum. Dort verteilen Sie Pressemappen und geben Auskünfte.
  • Verschicken Sie die Pressemappe mit allgemeinen Informationen vor der Medienkonferenz. Die Teilnehmenden können sich so besser vorbereiten und erhalten einen Überblick.
  • Optimal sind Tische im Konferenzraum. Natürlich in Richtung des Referenten.
  • Referententisch, evtl. Rednerpult: Schreiben Sie deutliche Namensschilder für alle Referenten. Damit beugen Sie allfälligen Schreibfehlern vor.
  • Abklären: Ist der Bedarf und das Budget für einen Cateringservice vorhanden?
  • Ist die technische Infrastruktur vorhanden: Bestuhlung, Mikrofon, Hellraumprojektor, Beamer usw.?

 

4. Schritt: Pressemappe

Eine Pressemappe gehört zu einer Medienkonferenz wie der Ball zum Fussball. Sie enthält alle Informationen. Hier ist es sehr wichtig, dass Sie professionelle Arbeit liefern. Verschicken Sie diese Mappe mit den wichtigsten Informationen unbedingt schon vor der Medienkonferenz. So können sich die Teilnehmer besser vorbereiten. Mögliche Inhalte:

  • Präsenzliste Medien
  • Referentenporträts (Funktion, Beruf, im Amt seit ... usw.)
  • Referate der Redner
  • Fakten zum Anlass (Ort, Zeit, Programm)
  • Teilnehmer
  • Statistisches (Ranglisten, Mitgliederzahl usw.)
  • Programmablauf
  • Medienkontaktadresse während der Veranstaltung
  • PR-Beiträge von Partnern
  • Sponsorenliste (Auswahl der wichtigsten Partner/Sponsoren)
  • Zusammenfassender Pressetext
     

Tipps zum Ablauf

  • Atmosphäre schaffen (Begrüssung, Wegweisung, Dekoration)
  • Genügend Zeit einplanen für informelle Kontakte vor und nach der Veranstaltung 
  • Auflockernde Programmpunkte im Sinne eines Rahmenprogramms
  • Maximale Dauer einer Medienkonferenz: 1–1,5 Stunden
  • Eventuell Erinnerungsgeschenk: Vernunft walten lassen – der Goodwill der Medien lässt sich nicht «erkaufen».
  • Schaffen Sie Bildsujets und erhöhen Sie damit die Chance, dass Ihr Anlass auch im Bildbereich publiziert wird.

Übrigens

Nach der Medienkonferenz lohnt es sich, sich mit Ihren Mitarbeitern zusammenzusetzen, um in aller Ruhe die folgende Nachbearbeitung vorzunehmen:

  • Clipping (Sammeln des Medienechos = Erfolgskontrolle)
  • Versand der Dokumentation an nicht erschienene Teilnehmer
  • Kritische Analyse des Anlasses
  • Abrechnung des Anlasses